Lập hóa đơn giá trị gia tăng ghi lại nghiệp vụ kinh tế phát sinh là công việc kế toán phải làm ngay khi bán hàng hóa, dịch vụ . (cả các trường hợp hàng hoá, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hoá, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hoá luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hoá dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hoá.
Hoá đơn được lập một lần thành nhiều liên. Nội dung lập trên hóa đơn phải được thống nhất trên các liên hóa đơn có cùng một số. Hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn.
Tham khảo : Mẫu hóa đơn GTGT
Cách lập hóa đơn với những tiêu thức cụ thể trên hoá đơn như sau:
a) Tiêu thức “Ngày tháng năm” lập hóa đơn:
Ngày lập hóa đơn đối với bán hàng hoá là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hoá cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.Ngày lập hóa đơn đối với cung ứng dịch vụ là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp tổ chức cung ứng dịch vụ thực hiện thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.
Ngày lập hoá đơn đối với hoạt động cung cấp điện sinh họat, nước sinh hoạt, dịch vụ viễn thông, dịch vụ truyền hình thực hiện chậm nhất không quá bảy (7) ngày kế tiếp kể từ ngày ghi chỉ số điện, nước tiêu thụ trên đồng hồ hoặc ngày kết thúc kỳ quy ước đối với việc cung cấp dịch vụ viễn thông, truyền hình. Kỳ quy ước để làm căn cứ tính lượng hàng hoá, dịch vụ cung cấp căn cứ thoả thuận giữa đơn vị cung cấp dịch vụ viễn thông, truyền hình với người mua.
Ngày lập hóa đơn đối với xây dựng, lắp đặt là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hoá đơn cho khối lượng, giá trị hàng hoá, dịch vụ được giao tương ứng.
Trường hợp tổ chức kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng có thực hiện thu tiền theo tiến độ thực hiện dự án hoặc tiến độ thu tiền ghi trong hợp đồng thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.
Ngày lập hóa đơn đối với hàng hoá, dịch vụ xuất khẩu do người xuất khẩu tự xác định phù hợp với thoả thuận giữa người xuất khẩu và người nhập khẩu. Ngày xác định doanh thu xuất khẩu để tính thuế là ngày xác nhận hoàn tất thủ tục hải quan trên tờ khai hải quan.
Trường hợp bán xăng dầu tại các cửa hàng bán lẻ cho người mua thường xuyên là tổ chức, cá nhân kinh doanh; cung cấp dịch vụ ngân hàng, chứng khoán, ngày lập hoá đơn thực hiện định kỳ theo hợp đồng giữa hai bên kèm bảng kê hoặc chứng từ khác có xác nhận của hai bên, nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng phát sinh hoạt động mua bán hàng hoá hoặc cung cấp dịch vụ.
Ngày lập hoá đơn đối với việc bán dầu thô, khí thiên nhiên, dầu khí chế biến và một số trường hợp đặc thù thực hiện theo hướng dẫn riêng của Bộ Tài chính.
b) Tiêu thức “Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán”, “tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua”: ghi tên đầy đủ hoặc tên viết tắt theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế.
Trường hợp tổ chức bán hàng có đơn vị trực thuộc có mã số thuế trực tiếp bán hàng thì ghi tên, địa chỉ, mã số thuế của đơn vị trực thuộc. Trường hợp đơn vị trực thuộc không có mã số thuế thì ghi mã số thuế của trụ sở chính.
Trường hợp khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ từ 200.000 đồng trở lên mỗi lần, người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có) thì vẫn phải lập hóa đơn và ghi rõ “người mua không lấy hoá đơn” hoặc “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế”.
Riêng đối với các đơn vị bán lẻ xăng dầu, nếu người mua không yêu cầu lấy hoá đơn, cuối ngày đơn vị phải lập chung một hoá đơn cho tổng doanh thu người mua không lấy hoá đơn phát sinh trong ngày.
c) Tiêu thức “Số thứ tự, tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền”: ghi theo thứ tự tên hàng hóa, dịch vụ bán ra; gạch chéo phần bỏ trống (nếu có).
Chú ý phần đơn vị tính: đơn vị tính đầu vào như thế nào thì khi lập hóa đơn phải ghi đúng như vậy.
e) Đồng tiền ghi trên hoá đơn
Đồng tiền ghi trên hoá đơn là đồng Việt Nam.Trường hợp người bán được bán hàng thu ngoại tệ theo quy định của pháp luật, tổng số tiền thanh toán được ghi bằng nguyên tệ, phần chữ ghi bằng tiếng Việt.
Ví dụ: 10.000 USD - Mười nghìn đô la Mỹ.
Người bán đồng thời ghi trên hoá đơn tỷ giá ngoại tệ với đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch bình quân của thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm lập hoá đơn.
Trường hợp ngoại tệ thu về là loại không có tỷ giá với đồng Việt Nam thì ghi tỷ giá chéo với một loại ngoại tệ được Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tỷ giá.
e) Tiêu thức “ Thuế suất GTGT…”
Các bạn ghi thuế suất theo mặt hàng ( nếu mặt hàng đó không phải chịu thuế thì kế toán gạch chéo chỗ đó ). Các mặt hàng không có cùng mức thuế suất phải được lập ra những hóa đơn khác nhau.
f) Tiền thuế GTGT… = tổng tiền hàng nhân ( X ) với thuế suất.
g) Tiêu thức “người bán hàng (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)”
Trường hợp thủ trưởng đơn vị không ký vào tiêu thức người bán hàng thì phải có giấy ủy quyền của thủ trưởng đơn vị cho người trực tiếp bán ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu của tổ chức vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn.
h) Tiêu thức “người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên)”
Riêng đối với việc mua hàng không trực tiếp như: Mua hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX thì người mua hàng không nhất thiết phải ký, ghi rõ họ tên trên hoá đơn. Khi lập hoá đơn tại tiêu thức “người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên)”, người bán hàng phải ghi rõ là bán hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX.
Chú ý: sau khi lập hóa đơn GTGT xong :
Liên 1: Lưu tại quyển hóa đơn (sử dụng giấy màu Trắng).Liên 2: Giao cho người mua (Sử dụng giấy màu Hồng đỏ).
Liên 3: Nội bộ ( sử dụng Giấy màu Xanh dương lợt).
Chú ý khi lập Hóa đơn GTGT:
Phải lập ngay khi cung cấp HHDV+ Chỉ lập một lần cho một nghiệp vụ
+ Ghi đầy đủ các chỉ tiêu ghi trên HĐ, những dòng không dùng phải gạch chéo từ góc trên trái xuống góc dưới phải.
Chữ ký của thủ trưởng đơn vị: Thủ trưởng đơn vị không nhất thiết phải ký duyệt, mà có thể uỷ quyền nhiệm cho người bán ký, nhưng việc uỷ nhiệm phải bằng văn bản và có chữ ký của Giám đốc. Người được uỷ quyền không được uỷ quyền cho người thứ 3.+ Nếu GĐ ký thì đóng dấu ở góc dưới bên phải (phần chữ ký của thủ trưởng đơn vị)
+ Nếu uỷ quyền cho người khác thì đóng dấu ở góc trên bên trái (dấu treo)
+ Hóa Đơn GTGT có thể lập bằng máy hoặc bằng tay.
+ Nội dung các liên phải giống nhau.
Nếu khi lập hóa đơn bạn đã viết sai thì có thể tham khảo cách xử lý tại đây:
+ Nếu HĐ lập sai mà chưa xé khỏi cuống HĐ thì gạch chéo cả 3 liên, đề chữ huỷ bỏ và không xé ra khỏi cuống.
Nếu HĐ đã lập và đã xé ra khỏi cuống mới phát hiện sai thì phải huỷ bỏ nhưng người mua chưa nhận hàng: Thì giữa hai bên mua và bán lập biên bản về hành vi lập sai hoá đơn và có chữ ký của cả hai bên mua và bánChi tiết tham khảo thêm:
Cách xử lý các trường hợp ghi sai hóa đơn GTGT
