Cách in sổ sách kế toán trên Excel

 

Tất cả các Sổ tổng hợp và sổ chi tiết đều được lọc và in từ Nhật Ký Chung ( trừ Sổ quỹ TM 111, Số tiền gửi Ngân hàng 112. Bảng tổng hợp Phải thu khác hàng 131, Bảng tổng hợp phải trả Người bán 331, đã được hướng dẫn lập ở phần trên )

A – CÁCH IN SỔ QUỸ TIỀN MẶT VÀ SỔ TIỀN GỬI NGÂN HÀNG
1. Cách in sổ Quỹ tiền mặt:
+  Tại Cột tháng Báo cáo, dùng hàm IF kết hợp với MONTH để tìm về tháng cần báo cáo.
 Cú pháp hàm : = IF($A11=””;””,MONTH(A11))
+  Ô tiêu đề “ tháng… năm 2012” ( Phía trên ô số dư đầu kỳ): Dùng hàm VLOOKUP, tìm từ “ Danh mục ngày tháng” về với Giá trị đi tìm là ô Tháng báo cáo trên sổ Quỹ TM.
Cú pháp hàm: =VLOOKUP ($K$6.’DMngaythang’!$A$5:$C$16,2,0)
+  Phía cuối cùng của Sổ lập thêm ô “ Hà Nộim ngày …. Tháng …. Năm …” , ô này dùng hàm VLOOKUP tìm ở “ DM ngày tháng” về giá tị đi tìm là ô Tháng báo cáo trên Sổ Quỹ TM.
Cú pháp hàm:   =  VLOOKUP ($K$6.’DMngaythang’!$A$5:$C$16,3,0)
   ( Sau này khi thay đổi số tháng tại ô” Tháng báo cáo” thì các ô trên đều tự động thay đổi )
+  Lập thêm các ô: Người lập biểu, Kế toán Trưởng, Giám đốc ( ký, đóng dấu) ở dưới cùng.
MÔ PHỎNG:

CÁCH IN:
+  Tại ô Tháng báo cáo, gõ tháng cần in
+  Trên cột Tháng báo cáo, lọc tháng cần in ( hoặc cả năm) lên, sau đó căn chỉnh lại trang in và in. ( Chú ý: không lọc những tiêu đề cố định, gồm: Dư đầu kỳ, Cộng số phát sinh, Dư cuối kỳ, Hà Nôi, ngày… tháng…năm và phần Người lập biểu, Kế toán trưởng, GIám Đốc ).
2. Cách in Sổ tiền gửi ngân hàng. Làm tương tự như Sổ quỹ tiền mặt.
A. CÁCH IN CÁC SỔ CHI TIẾT, SỔ TỔNG HỢP TỪ NHẬT KÝ CHUNG.
1. Các bước thiết lập để chuyển sổ in.
1.1. Lập Danh mục Tài Khoản:
    Trên đó có tên sổ tổng hợp và tên sổ chi tiết như trong tài liệu Excel đã làm
1.2. Lập Danh mục Ngày tháng:
Trên đó có Cột Tháng: Ngày tháng “ Hà Nội, ngày… tháng… năm “ như trong tài liệu Excel đã làm
1.3.  Thiết lập trên bảng Cân đối phát sinh tháng:
+ Dùng hàm SUBTOTAL tổng hợp số liệu từ các TK chi tiết lên từng TK cáp 1 của từng tháng. Lập thêm 2 cột: “ Tháng báo cáo” và “ Nối tháng và tài khoản báo cáo”
+ Cột tháng báo cáo: Gõ số tháng tại dòng tương ứng với TK 111 của Bảng CĐPS và coppy cho những dòng tiếp theo của tháng đó ( làm cho tất cả các tháng)
+  Cột Nối tháng và TK báo cáo:  = I9&”;”&A9 ( Dùng tính số dư dầu kỳ bên sổ NKC)
                         ( Có hướng dẫn làm và mô phỏng trên phần in sổ Tiền mặt).
1.4.  Thiết lập trên Nhật ký chung:
a. Phía trên sổ NKC: Lập thêm “ Bảng báo cáo” trong đó có
+ Ô tháng báo cáo: Gõ tay vào tháng cần báo cáo( Phục vụ cho việc tìm tháng cần in)
+ Ô tài khoản báo cáo: Gõ tay vào Tài khoản cần báo cáo( Phục vụ cho việc tìm tên Sổ cần in)
+ Ô Nối tháng và TK báo cáo: = K4&”;”&L4
( Phục vụ cho vịêc tính số dư đầu kỳ của từng tháng, tương ứng với TK cần báo cáo. Số liệu được lấy vè từ bảng CĐPS của các tháng)
b. Bên phải Số NKC: Lập thêm các cột Tài khoản cấp 1, Tài khoản chi tiết và Tháng báo cáo
+ Cột TK cấp 1:         = LEFT(E13,3)   ( Dùng để in sổ tổng hợp). Đã được lập ở phần hướng dẫn lập Bảng Cân đối phát sinh năm)
+ Cột TK chi tiết:      = IF(E13=””,””,E13) ( Dùng để in sổ chi tiết)
+  Cột tháng báo cáo:   = IF(A13=””,””,MONTH(A13)) Dùng để lọc tháng cần in
c. Đặt công thức cho những Ô tiêu đề cố định trên NKC:
+  Phần tên sổ, mã KH, tên khách hàng ( Mã KH, Tên KH chỉ dùng để in sổ TK 131, 331, dùng hàm VLOOKUP tìm từ DMTK về với giá trị đi tìm là ô TK báo cáo . Ví dụ: ô L4:
+ Tên sổ chi tiết:   = VLOOKUP($L$4,DMTK!$A$3:$E$150,4,0)
+  Tên sổ tổng hợp ( Sổ cái):    =VLOOKUP($L$4,DMTK!$A$3:$E$150,5,0)
+  Mã khách hàng:        = VLOOKUP($L$4,DMTK!$A$3:$E$150,1,0)
+  Tên khách hàng:       = VLOOKUP($L$4,DMTK!$A$3:$E$150,2,0)
+  Dùng hàm VLOOKUP tìm ở danh Danh mục ngày tháng về các mục sau ( với giá trị đi tìm là ô Tháng bao cáo – Ví dụ : ô K4)
+  Ô “ Tháng…năm2012” ( phía trên ô Só dư đầu kỳ )

Cú pháp hàm:        = VLOOKUP($K$4,’DM ngay thang’!$A$5”$C$16,2,0)

+  Ô “ Hà Nội, ngày….tháng….năm 2012” – ( Phía dưới cùng của Sổ Nhật ký)

Cú pháp hàm:    VLOOKUP($K$4,’DM ngay thang’!$A$5”$C$16,3,0)

+ Dưới ô” Hà Nội, ngày….tháng….năm 2012” Lập thêm các ô sau:

Người lập biểu, Kế toán trưởng, Giám đốc ( ký, đóng dấu)

d. Đặt công thức cho các Ô số dư đầu kỳ, cuối kỳ và Tổng cộng số phát sinh trên NKC:
Chú ý khi tính số dư đầu kỳ: Để tính được các ô này, ta dùng hàm SUMIF lấy số liệu từ bảng CĐPS của từng tháng với:
- Dãy ô điều kiện là Cột “ Nối tháng và TK báo cáo” trên CĐPS tháng ( kéo hết các tháng phát sinh)
- Dãy điều kiện cần tính là Ô “ Nối tháng và TK báo cáo” trong “ Bảng báo cáo “ trên sổ NKC.
- Dãy ô tính tổng là cột dư Nợ đầu kỳ hoặc dư Có dầu kỳ trên CĐPS tháng ( kéo hết các tháng phát sinh, nếu tràn vùng dữ liệu thì sau khi kéo xong các bạn sửa lại tên cột cần lấy là được )
Cách đặt công thức:
d1. Với SỐ tổng hợp ( Không có cột số dư nợ và dư có)
+  Dư Nợ đầu kỳ: Công thức đặt ở dòng dư đầu kỳ cột phát sinh Nợ.
=SUMIF(‘CDPS-thang’!$J$9:$J$450,NKC!$M4,’CDPS-thang’!$C$9:$C$450)
+  Dư Có đầu kỳ: Công thức đặt ở dòng dư đầu kỳ cột phát sinh Có.
=SUMIF(‘CDPS-thang’!$J$9:$J$450,NKC!$M4,’CDPS-thang’!$D$9:$D$450)
+  Dư Nợ cuối kỳ: = Max( G11+G605-H11-H605,0) ( dòng dư cuói kỳ cột PS Nợ)
+  Dư Có cuối kỳ : = Max( H11+H605-G11-H605,0) ( dòng dư cuối kỳ cột PS Có )
d2.  Với Sổ chi tiết ( Sổ chi tiết có thêm cột Số dư Nợ và dư Có)
          Với Sổ chi tiết thì công thức của ô Dư Nợ, Dư Có đầu kỳ được đặt ở bên phần số dư. Cú pháp csc hàm tương ứng giống như Sổ tổng hợp.
+  Dư Nợ đầu kỳ: CÔng thức đặt ở dòng dư đầu kỳ cột Số dư Nợ
+  Dư Có dầu kỳ: Công thức đặt ở dòng dư đầu kỳ cột SỐ dư Có.
Với số Dư Nợ, Dư Có cuối kỳ , công thức đặt ở phần dố dư:
+  Dư Nợ cuối kỳ : = Max( I11+G605-J11-H605,0) ( dòng dư cuối kỳ cột Số dư Nợ)
+  Dư Có đầu kỳ: = Max( J11HG605-I11-G605,0)  ( dòng dư cuối kỳ cột Số dư Có)
d3.  Công thức cho ô tổng cộng phát sinh trong kỳ, ta dùng hàm SUBTOTAL.
+  Tổng phát sinh bên Nợ: = SUBTOTAL(9,G13:G607)
+ Tổng phát sinh bên Có: = SUBTOTAL(9,H13:H607)
MÔ PHỎNG KHI THIẾT LẬP XONG:

1.      Cách in:
+ Tiến hành in sau khi đã lập xong các bước trên
+ Lọc toàn bộ số liệu trong kỳ lên
Chú ý: Không đặt lọc vào các tiêu đề cố định,Gồm: dòng Số dư dầu kỳ, dòng TỔng cộng phát sinh, Dư cuối kỳ, Hà Nội, ngày … tháng….năm 2012, và phần chữ ký)
1.1.  Cách in sổ nhật ký chung:
+ Đánh tháng cần in vào ô “ Tháng báo coá” trong “ bảng báo cáo”
+  Đánh chữ NKC vào ô” Tài khoản báo cáo” tròng “ bảng cáo cáo”
+  Lọc tháng cần in tại cột “ Tháng báo cáo”
+  Ẩn cộg TK đối ứng
+  Ẩn dòng Mã khách hàng, Tên khách hàng
+  ĐỊnh dạng trang in
+  Xem trước khi in( không in 2 cột số dư và phần tạo thêm) => In
1.2.  Cách in Sổ tổng hợp:
+  Đánh tháng cần in vào ô “ Tháng báo cáo” trong bảng báo cáo”
+  Đánh tàik hoản tổng hợp cần in vào ô” Tài khoản báo cáo” trong “ Bảng báo cáo”
+  Lọc tài khoản tổng hợp cần in tại cột “ Tài khoản cấp 1”
+  Lọc tháng cần in tại cột” Tháng báo cáo”
+  Ẩn cột ĐỊnhk hoản Nợ/ Có
+  Ẩn dòng Mã KH, Tên khách hàng
+ Định dạng trang in
+  Xem trướck hi in( không in 2 cột số dư và phàn tạo thêm) => IN
1.3.  Cách in sổ chi tiết:
+ Đánh tháng cần in vào ô” Tháng báo cáo” trong “ Bảng báo cáo”
+  Đánh tàik hoản chi tiết cần in vào ô” Tài khoản báo cáo” trong “ Bảng báo cáo”
+ Lọc tài khoản chi tiết cần in tại cột” Tài khoản chi tiết”
+  Lọc tháng cần in tại cột” tháng báo cáo”
+  Ẩn cột ĐỊnh khoản Nợ. Có
+  Ẩn dòng Mã KH, tên khách hàng ( Trừ các sổ chi tiết của TK 131 và 331
+ Định dạng trang in
+  XEm trước khi in( không in các cột tạo thêm) => IN
MÔ PHỎNG CHO MỘT SỔ CHI TIẾT HOÀN CHỈNH

Một số chú ý khi gặp các nghiệp vụ liên quan đến Bảng Phân Bổ và Sổ Công Nợ

 

1. Trường hợp liên quan đến sổ công nợ TK 331, TK 131

a/ Nếu phát sinh thêm Khách hàng hoặc nhà cung cấp mới – Thì phải khai báo chi tiết đối tượng KH hoặc NCC mới bên bảng Danh mục tài khoản và đặt mã Tài khoản ( Mã khách hàng) cho KH/NCC đó, đồng thời định khoản chi tiết bên NKC theo mã TK mới khai báo.
VD: Phải thu của Công ty Cổ phần ứng dụng Quốc Tế ( là khách hàng mơi ).

• Bước 1: Sang DMTK khai chi tiết khách hàng – Công ty cổ phần ứng dụng QUỐC Tế với mã Khách hàng là: 1311 hoặc 131QT ( Khai báo phía dưới Tk 131 ) ( Việc khai báo mã TK như thế nào là tuỳ vào yêu cầu quản trị của bạn )
• Bước 2: Hạch toán bên NKC theo mã TK ( Mã KH ) đã khai báo cho Công ty Cổ phần ứng dụng Quốc tế là 1311 hoặc 131QT

b/ Nếu không phát sinh Khách hàng mới thì khi gặp các nghiệp vụ liên quan đến TK 131  và TK 331, ta quay lại Danh mục TK để lấy Mã Khách hàng đã có và định khoản trên NKC.

2/ Trường hợp phát sinh mới Công cụ dụng cụ hoặc TSCĐ ( tức liên quan đến TK 142, 242, 214 )

+  Sau khi định khoản trên NKC phải sang bảng phân bổ 142, 242, 214 để khai báo thêm công cụ dụng cụ hoặc tài sản này vào bảng và tính ra số cần phân bổ trong kỳ hoặc số cần trích khấu hao trong kỳ.

Phần mềm kế toán Fast có tốt không? có nên mua sử dụng không?

Phần mềm kế toán Fast Accounting hiện đang được sử dụng khá phổ biến ở các doanh nghiệp. Với nhiều tính năng ưu việt, phần mềm kế toán này cũng đã được nhiều trường trung học chuyên nghiệp, cao đẳng và đại học sử dụng làm tài liệu giảng dạy cho chuyên ngành kế toán. Bài viết này nhằm giới thiệu các tính năng nỗi bật của Fast Accounting, đồng thời chỉ ra một vài hạn chế của phần mềm, như là một lưu ý nhỏ cho những người sử dụng và hướng nghiên cứu tiếp theo cho những đối tượng quan tâm đến phần mềm này.

Sau đây tôi sẽ đưa ra các luận điểm để đánh giá một cách khách quan về phần mềm Fast.

* Ưu điểm của Fast Accounting:

Phần mềm kế toán Fast Accounting là sản phẩm của công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp Fast. Sản phẩm này có những ưu điểm sau:
1. Thân thiện với người sử dụng.
2. Đáp ứng các yêu cầu của doanh nghiệp về cập nhật và khai thác các thông tin tài chính kế toán và quản lý doanh nghiệp một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác, hỗ trợ cho các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp có hiệu quả.
3. Đáp ứng các yêu cầu quản lý của doanh nghiệp về theo dõi tình hình mua hàng, bán hàng, theo dõi công nợ, theo dõi hàng tồn kho, theo dõi chi phí và tính giá thành sản phẩm, theo dõi dòng tiền…
4. Đáp ứng các khả năng thay đổi và phát triển trong tương lai của doanh nghiệp và các yêu cầu về quản lý tài chính kế toán và thuế bằng cách cập nhật kịp thời các thông tư, các quyết định của Bộ tài chính.
5. Ngoài ra, Fast Accounting còn có nhiều tính năng mạnh và nhiều tiện ích giúp cho việc sử dụng chương trình được dễ dàng và khai thác chương trình hiệu quả. Cụ thể: Fast Accounting được tổ chức theo các phân hệ nghiệp vụ gồm: phân hệ kế toán tổng hợp, phân hệ kế toán hàng tồn kho, phân hệ kế toán tài sản cố định, phân hệ kế toán chi phí và tính giá thành.
a. Phân hệ kế toán tổng hợp: Đóng vai trò trung tâm tiếp nhận dữ liệu từ tất cả các phân hệ. Phân hệ này cho phép người sử dụng cập nhật các phiếu kế toán, tạo các bút toán cuối kỳ, lên sổ sách kế toán và lập các báo cáo tài chính một cách thuận tiện và chính xác.
b. Phân hệ kế toán vốn bằng tiền: Phân hệ này quản lý mọi thu chi liên quan đến tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng và tiền vay. Phân hệ này cho phép cập nhật các phiếu thu tiền bán hàng, thanh toán cho nhà cung cấp và lập các báo cáo liên quan đến quản lý tiền mặt, theo dõi dòng tiền vào ra.
c. Phân hệ bán hàng và công nợ phải thu quản lý hoá đơn bán hàng, phiếu nhập hàng bán bị trả lại, phân bổ số tiền đã thu cho các hoá đơn và lên các báo cáo về doanh thu bán hàng, về công nợ phải thu.
d. Phân hệ mua hàng và công nợ phải trả: phân hệ này quản lý phiếu nhập mua hàng, phiếu xuất trả lại nhà cung cấp, phân bổ số tiền đã trả cho các hoá đơn. Phân hệ này còn cho phép lên các báo cáo về hàng nhập mua, công nợ phải thu.
Fast Accounting quản lý công nợ chi tiết đến từng khách hàng (hoặc nhà cung cấp), từng hoá đơn phải thu (hoặc phải trả) và từng hợp đồng mua (hoặc bán). Việc phân bổ số tiền thanh toán cho các hoá đơn có thể thực hiện tự động hoặc trực tiếp. Ngoài ra Fast Accounting cho phép xử lý giảm trừ công nợ chi tiết theo hoá đơn trong trường hợp hàng bán bị trả lại, giảm giá, chên lệch tỷ giá, tạm ứng trước tiền hàng và các khoản giảm trừ khác.
e. Phân hệ kế toán hàng tồn kho: Phân hệ này quản lý phiếu nhập, phiếu xuất và phiếu xuất điều chuyển kho. Fast Accounting cho phép tính giá hàng tồn kho theo nhiều phương pháp khác nhau: nhập trước – xuất trước, trung bình tháng, trung bình di động, đích danh. Ngoài ra phân hệ này còn cho phép lên các báo cáo về hàng nhập, hàng xuất theo mặt hàng, vụ việc và lên báo cáo tồn kho.
f. Phân hệ kế toán tài sản cố định: Phân hệ này lưu giữ các thông tin cần thiết về tài sản cố định từ thời điểm mua đến khi thanh lý, giúp người sử dụng nắm rõ tình hình sử dụng tài sản cố định của công ty và giá trị khấu hao của TSCĐ tại một thời điểm bất kỳ. Ngoài ra Fast Accounting còn cho phép theo dõi TSCĐ theo nhiều nguồn vốn khác nhau, theo dõi việc tăng giảm giá trị của một tài sản, theo dõi việc luân chuyển tài sản giữa các bộ phận sử dụng; đồng thời cung cấp các báo cáo về kiểm kê, báo cáo về tăng giảm và báo cáo về khấu hao TSCĐ.
g. Phân hệ kế toán chi phí và giá thành: Phân hệ này tập hợp và phân tích chi phí bán hàng, chi phí quản lý và tính giá thành sản phẩm. Fast Accounting cung cấp các chương trình tính giá cho các công trình xây lắp, sản phẩm sản xuất liên tục và sản phẩm sản xuất theo đơn đặt hàng. Việc tính giá thành sản phẩm có thể có theo phương pháp tập hợp trực tiếp, tính theo định mức hoặc phân bổ theo tỷ lệ. Ngoài ra Fast Accounting còn cho phép tính giá thành trong trường hợp có nhiều công đoạn và có nhiều phân xưởng và tính chi tiết theo lệnh sản xuất. Giá thành được phân tích theo các yếu tố chi phí và có thể chi tiết đến từng vật tư được sử dụng.
6. Fast Accounting cho phép quản lý đa tiền tệ. Mọi giao dịch đều có thể nhập và lưu theo đồng tiền giao dịch và được quy đổi về đồng tiền hạch toán. Cho phép người sử dụng lựa chọn cách tính tỷ giá ghi sổ theo các phương pháp nhập trước-xuất trước, trung bình tháng, đích danh hoặc tỷ giá giao dịch. Khi thanht oán chương trình tự động tạo ra bút toán chênh lệch tỷ giá so với tỷ giá ban đầu khi xuất hoá đơn hoặc cho phép quy đổi về đồng tiền theo dõi công nợ trong trường hợp thanh toán bằng đồng tiền hạch toán VNĐ. Cuối kỳ chương trình có chức năng tính chênh lệch tỷ giá cuối kỳ của từng tài khoản và của từng khách hàng hay nhà cung cấp. Các báo cáo có thể được in ra theo đồng tiền hạch toán hoặc theo nguyên tệ và đồng tiền hạch toán.
7. Fast Accounting cho phép quản lý số liệu năm. Người sử dụng có thể lên báo cáo công nợ, các báo cáo liên quan đến các hợp đồng, công trình xây dựng của nhiều năm mà không phải in riêng từng năm rồi sau đó ghép các báo cáo lại với nhau.
8. Fast Accounting còn cung cấp một loạt các báo cáo phân tích số liệu của nhiều kỳ hạch toán kinh doanh khác nhau trên một bảng nhiều cột. Số liệu của mỗi kỳ được in ra ở một cột riêng. Người sử dụng có thể lựa chọn so sánh kỳ báo cáo ngày, tuần, tháng, quý, năm và số kỳ so sánh tuỳ ý. Thậm chí có cả báo cáo so sánh giữa các kỳ kế tiếp và cùng kỳ nhưng so sánh giữa các năm.
9. Fast Accounting cho phép quản lý số liệu của nhiều đơn vị cơ sở, cho phép lên báo cáo của từng đơn vị cơ sở hoặc của tổng công ty. Số liệu có thể được nhập ở nhiều nơi và chuyển về công ty mẹ.
10. Bằng hệ thống các menu và các phím chức năng F1 đến F10, Fast Accounting thật tiện ích khi nhập các số liệu. Chỉ bằng thao tác Right Click, ta có thể chuyển từ màn hình nhập liệu này sang màn hình nhập liệu khác. Fast Accounting còn cho phép lọc tìm số liệu theo bất kỳ thông tin nhập liệu nào (tìm kiếm theo tên hoặc mã), cho phép xem phiếu nhập và phiếu xuất để tra cứu giá, cho phép lưu và in chứng từ nhưng chưa bắt buộc chuyển vào sổ cái.
11. Fast Accounting tự động hoá xử lý số liệu như: Tự động phân bổ chi phí mua hàng, tự động tập hợp số liệu tạo ra bút toán kết chuyển, phân bổ, tính toán chênh lệch tỷ giá cuối kỳ, tự động hạch toán các chứng từ nhập xuất kho.
12. Fast Accounting cho phép người sử dụng khi đang xem báo cáo tổng hợp chỉ bằng một phím là có thể xem tiếp đến chứng từ ban đầu. Điều này rất tiện lợi cho các kế toán viên và kế toán tổng hợp khi muốn kiểm tra và đối chiếu số liệu.
13. Fast Accounting cho phép in báo cáo nhanh theo yêu cầu với các thao tác đơn giản và dễ nhớ như trong phần mềm ứng dụng Excel (của Microsoft).
14. Fast Accounting tạo ra các tiện ích khi xem báo cáo như: thay đổi kiểu xem và nhóm số liệu theo nhiều chiều khác nhau, cho phép xem dưới dạng đồ thị các báo cáo với nhiều cột số liệu.
15. Fast Accounting cho phép lựa chọn các hình thức ghi chép sổ sách kế toán, lựa chọn phương pháp kiểm kê hàng tồn kho, lựa chọn cách tính giá hàng tồn kho và tính tỷ giá ghi sổ.
16. Fast Accounting cho phép bảo mật bằng mật khẩu và phân quyền truy nhập chi tiết đến từng chức năng đọc, sữa, xóa, tạo mới trong chương trình cho từng người sử dụng.

* Nhưng ngoài những ưu điểm nổi bật trên thì trong quá trình sử dụng  nhận thấy phần mềm kế toán Fast Accounting có các nhược điểm sau:

Bên cạnh các tính năng nỗi bật, Fast Accounting cũng có những hạn chế nhất định. Cụ thể:
1. Mặc dù Fast Accounting cho phép bảo mật bằng mật khẩu và phân quyền truy nhập chi tiết đến từng chức năng đọc, sữa, xóa, tạo mới trong chương trình cho từng người sử dụng nhưng do chương trình được viết trên nền Visual Fox nên tính bảo mật của chương trình là không cao, nhất là trong thời đại hiện nay việc sử dụng mạng để chia sẻ thông tin là tất yếu.
2. Mặc dù khá thân thiện nhưng khi gõ mật khẩu để vào chương trình Fast Accounting, nếu gõ sai thì chương trình không đưa ra thông báo gõ lại cho đúng. Muốn vào lại Fast Accounting thì phải chạy lại chương trình và gõ lại mật khẩu… Điều này gây ra một sự khó chịu cho người sử dụng.
3. Về phân quyền, Fast Accounting chưa sắp xếp được theo từng phân hệ để dễ phân quyền theo chức năng, chưa thể hiện được quyền cụ thể như: sữa, xem, in… Ngoài ra, trong việc phân quyền Fast Accounting không cho phép tạo ra những nhóm người sử dụng có quyền như nhau để có thể làm thay nhau khi bận việc đột xuất: Đi công tác, đau ốm… Thêm vào đó, một cá nhân khi được phân quyền chỉ có thể xem, đọc, sữa, xoá, in trong quyền đã được phân mà không có quyền xem những phần khác có liên quan đến công việc của họ để phối hợp công việc tốt hơn.
4. Fast Accounting không linh hoạt trong các báo cáo, mỗi khi Nhà nước thay đổi mẫu báo cáo thì chính công ty phải sữa lại cho khách hàng.
5. Việc xác nhận tính hiệu lực của bản ghi trong quá trình nhập liệu chưa được thể hiện ở Fast Accounting.
6. Việc xử lý chứng từ trùng lắp: Chứng từ ngoại tệ ưu tiên hơn so với chứng từ Việt Nam, chứng từ tiền mặt ưu tiên hơn so với chứng từ tiền gửi ngân hàng, giấy báo nợ ưu tiên hơn giấy báo có (trường hợp chuyển tiền giữa 2 ngân hàng)… như vậy thứ tự ưu tiên không theo một trình tự nhất định, không phân biệt chứng từ thu và chi cái nào ưu tiên hơn cái nào, các phương án đưa ra khi xử lý một loại chứng từ trùng đôi khi trái ngược nhau… điều này gây cho người sử dụng khó lựa chọn và xử lý, nhất là những kế toán viên có nghiệp vụ không cao.
7. Việc định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải chia thành nhiều tiểu khoản theo yêu cầu của phần mềm làm người sử dụng cảm thấy phức tạp khi phải ghi nhớ quá nhiều tiểu khoản. Ví dụ: Tài khoản 131 “phải thu của khách hàng” khi định khoản phải chia thành 3 tiểu khoản 1311, 1312, 1313.
8. Trường hợp bán hàng giao tay ba, Fast Accounting chưa xử lý được như trong thực tế của nghiệp vụ kế toán. Cụ thể: Để thực hiện được nghiệp vụ này trước hết người mua hàng phải nhập kho “ảo” lô hàng mua sau đó mới tiến hành bán lô hàng đó, trong lúc đó nghiệp vụ kế toán cho lô hàng này là mua rồi bán thẳng mà không qua nhập kho.
9. Fast Accounting thiết lập quan hệ giữa các cơ sở dữ liệu bằng lệnh của chương trình mà chưa liên kết được SQL.

Phần mềm kế toán Fast có tốt không? có nên mua sử dụng không?

Phần mềm kế toán Fast Accounting hiện đang được sử dụng khá phổ biến ở các doanh nghiệp. Với nhiều tính năng ưu việt, phần mềm kế toán này cũng đã được nhiều trường trung học chuyên nghiệp, cao đẳng và đại học sử dụng làm tài liệu giảng dạy cho chuyên ngành kế toán. Bài viết này nhằm giới thiệu các tính năng nỗi bật của Fast Accounting, đồng thời chỉ ra một vài hạn chế của phần mềm, như là một lưu ý nhỏ cho những người sử dụng và hướng nghiên cứu tiếp theo cho những đối tượng quan tâm đến phần mềm này.

Sau đây tôi sẽ đưa ra các luận điểm để đánh giá một cách khách quan về phần mềm Fast.

* Ưu điểm của Fast Accounting:

Phần mềm kế toán Fast Accounting là sản phẩm của công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp Fast. Sản phẩm này có những ưu điểm sau:
1. Thân thiện với người sử dụng.
2. Đáp ứng các yêu cầu của doanh nghiệp về cập nhật và khai thác các thông tin tài chính kế toán và quản lý doanh nghiệp một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác, hỗ trợ cho các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp có hiệu quả.
3. Đáp ứng các yêu cầu quản lý của doanh nghiệp về theo dõi tình hình mua hàng, bán hàng, theo dõi công nợ, theo dõi hàng tồn kho, theo dõi chi phí và tính giá thành sản phẩm, theo dõi dòng tiền…
4. Đáp ứng các khả năng thay đổi và phát triển trong tương lai của doanh nghiệp và các yêu cầu về quản lý tài chính kế toán và thuế bằng cách cập nhật kịp thời các thông tư, các quyết định của Bộ tài chính.
5. Ngoài ra, Fast Accounting còn có nhiều tính năng mạnh và nhiều tiện ích giúp cho việc sử dụng chương trình được dễ dàng và khai thác chương trình hiệu quả. Cụ thể: Fast Accounting được tổ chức theo các phân hệ nghiệp vụ gồm: phân hệ kế toán tổng hợp, phân hệ kế toán hàng tồn kho, phân hệ kế toán tài sản cố định, phân hệ kế toán chi phí và tính giá thành.
a. Phân hệ kế toán tổng hợp: Đóng vai trò trung tâm tiếp nhận dữ liệu từ tất cả các phân hệ. Phân hệ này cho phép người sử dụng cập nhật các phiếu kế toán, tạo các bút toán cuối kỳ, lên sổ sách kế toán và lập các báo cáo tài chính một cách thuận tiện và chính xác.
b. Phân hệ kế toán vốn bằng tiền: Phân hệ này quản lý mọi thu chi liên quan đến tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng và tiền vay. Phân hệ này cho phép cập nhật các phiếu thu tiền bán hàng, thanh toán cho nhà cung cấp và lập các báo cáo liên quan đến quản lý tiền mặt, theo dõi dòng tiền vào ra.
c. Phân hệ bán hàng và công nợ phải thu quản lý hoá đơn bán hàng, phiếu nhập hàng bán bị trả lại, phân bổ số tiền đã thu cho các hoá đơn và lên các báo cáo về doanh thu bán hàng, về công nợ phải thu.
d. Phân hệ mua hàng và công nợ phải trả: phân hệ này quản lý phiếu nhập mua hàng, phiếu xuất trả lại nhà cung cấp, phân bổ số tiền đã trả cho các hoá đơn. Phân hệ này còn cho phép lên các báo cáo về hàng nhập mua, công nợ phải thu.
Fast Accounting quản lý công nợ chi tiết đến từng khách hàng (hoặc nhà cung cấp), từng hoá đơn phải thu (hoặc phải trả) và từng hợp đồng mua (hoặc bán). Việc phân bổ số tiền thanh toán cho các hoá đơn có thể thực hiện tự động hoặc trực tiếp. Ngoài ra Fast Accounting cho phép xử lý giảm trừ công nợ chi tiết theo hoá đơn trong trường hợp hàng bán bị trả lại, giảm giá, chên lệch tỷ giá, tạm ứng trước tiền hàng và các khoản giảm trừ khác.
e. Phân hệ kế toán hàng tồn kho: Phân hệ này quản lý phiếu nhập, phiếu xuất và phiếu xuất điều chuyển kho. Fast Accounting cho phép tính giá hàng tồn kho theo nhiều phương pháp khác nhau: nhập trước – xuất trước, trung bình tháng, trung bình di động, đích danh. Ngoài ra phân hệ này còn cho phép lên các báo cáo về hàng nhập, hàng xuất theo mặt hàng, vụ việc và lên báo cáo tồn kho.
f. Phân hệ kế toán tài sản cố định: Phân hệ này lưu giữ các thông tin cần thiết về tài sản cố định từ thời điểm mua đến khi thanh lý, giúp người sử dụng nắm rõ tình hình sử dụng tài sản cố định của công ty và giá trị khấu hao của TSCĐ tại một thời điểm bất kỳ. Ngoài ra Fast Accounting còn cho phép theo dõi TSCĐ theo nhiều nguồn vốn khác nhau, theo dõi việc tăng giảm giá trị của một tài sản, theo dõi việc luân chuyển tài sản giữa các bộ phận sử dụng; đồng thời cung cấp các báo cáo về kiểm kê, báo cáo về tăng giảm và báo cáo về khấu hao TSCĐ.
g. Phân hệ kế toán chi phí và giá thành: Phân hệ này tập hợp và phân tích chi phí bán hàng, chi phí quản lý và tính giá thành sản phẩm. Fast Accounting cung cấp các chương trình tính giá cho các công trình xây lắp, sản phẩm sản xuất liên tục và sản phẩm sản xuất theo đơn đặt hàng. Việc tính giá thành sản phẩm có thể có theo phương pháp tập hợp trực tiếp, tính theo định mức hoặc phân bổ theo tỷ lệ. Ngoài ra Fast Accounting còn cho phép tính giá thành trong trường hợp có nhiều công đoạn và có nhiều phân xưởng và tính chi tiết theo lệnh sản xuất. Giá thành được phân tích theo các yếu tố chi phí và có thể chi tiết đến từng vật tư được sử dụng.
6. Fast Accounting cho phép quản lý đa tiền tệ. Mọi giao dịch đều có thể nhập và lưu theo đồng tiền giao dịch và được quy đổi về đồng tiền hạch toán. Cho phép người sử dụng lựa chọn cách tính tỷ giá ghi sổ theo các phương pháp nhập trước-xuất trước, trung bình tháng, đích danh hoặc tỷ giá giao dịch. Khi thanht oán chương trình tự động tạo ra bút toán chênh lệch tỷ giá so với tỷ giá ban đầu khi xuất hoá đơn hoặc cho phép quy đổi về đồng tiền theo dõi công nợ trong trường hợp thanh toán bằng đồng tiền hạch toán VNĐ. Cuối kỳ chương trình có chức năng tính chênh lệch tỷ giá cuối kỳ của từng tài khoản và của từng khách hàng hay nhà cung cấp. Các báo cáo có thể được in ra theo đồng tiền hạch toán hoặc theo nguyên tệ và đồng tiền hạch toán.
7. Fast Accounting cho phép quản lý số liệu năm. Người sử dụng có thể lên báo cáo công nợ, các báo cáo liên quan đến các hợp đồng, công trình xây dựng của nhiều năm mà không phải in riêng từng năm rồi sau đó ghép các báo cáo lại với nhau.
8. Fast Accounting còn cung cấp một loạt các báo cáo phân tích số liệu của nhiều kỳ hạch toán kinh doanh khác nhau trên một bảng nhiều cột. Số liệu của mỗi kỳ được in ra ở một cột riêng. Người sử dụng có thể lựa chọn so sánh kỳ báo cáo ngày, tuần, tháng, quý, năm và số kỳ so sánh tuỳ ý. Thậm chí có cả báo cáo so sánh giữa các kỳ kế tiếp và cùng kỳ nhưng so sánh giữa các năm.
9. Fast Accounting cho phép quản lý số liệu của nhiều đơn vị cơ sở, cho phép lên báo cáo của từng đơn vị cơ sở hoặc của tổng công ty. Số liệu có thể được nhập ở nhiều nơi và chuyển về công ty mẹ.
10. Bằng hệ thống các menu và các phím chức năng F1 đến F10, Fast Accounting thật tiện ích khi nhập các số liệu. Chỉ bằng thao tác Right Click, ta có thể chuyển từ màn hình nhập liệu này sang màn hình nhập liệu khác. Fast Accounting còn cho phép lọc tìm số liệu theo bất kỳ thông tin nhập liệu nào (tìm kiếm theo tên hoặc mã), cho phép xem phiếu nhập và phiếu xuất để tra cứu giá, cho phép lưu và in chứng từ nhưng chưa bắt buộc chuyển vào sổ cái.
11. Fast Accounting tự động hoá xử lý số liệu như: Tự động phân bổ chi phí mua hàng, tự động tập hợp số liệu tạo ra bút toán kết chuyển, phân bổ, tính toán chênh lệch tỷ giá cuối kỳ, tự động hạch toán các chứng từ nhập xuất kho.
12. Fast Accounting cho phép người sử dụng khi đang xem báo cáo tổng hợp chỉ bằng một phím là có thể xem tiếp đến chứng từ ban đầu. Điều này rất tiện lợi cho các kế toán viên và kế toán tổng hợp khi muốn kiểm tra và đối chiếu số liệu.
13. Fast Accounting cho phép in báo cáo nhanh theo yêu cầu với các thao tác đơn giản và dễ nhớ như trong phần mềm ứng dụng Excel (của Microsoft).
14. Fast Accounting tạo ra các tiện ích khi xem báo cáo như: thay đổi kiểu xem và nhóm số liệu theo nhiều chiều khác nhau, cho phép xem dưới dạng đồ thị các báo cáo với nhiều cột số liệu.
15. Fast Accounting cho phép lựa chọn các hình thức ghi chép sổ sách kế toán, lựa chọn phương pháp kiểm kê hàng tồn kho, lựa chọn cách tính giá hàng tồn kho và tính tỷ giá ghi sổ.
16. Fast Accounting cho phép bảo mật bằng mật khẩu và phân quyền truy nhập chi tiết đến từng chức năng đọc, sữa, xóa, tạo mới trong chương trình cho từng người sử dụng.

* Nhưng ngoài những ưu điểm nổi bật trên thì trong quá trình sử dụng  nhận thấy phần mềm kế toán Fast Accounting có các nhược điểm sau:

Bên cạnh các tính năng nỗi bật, Fast Accounting cũng có những hạn chế nhất định. Cụ thể:
1. Mặc dù Fast Accounting cho phép bảo mật bằng mật khẩu và phân quyền truy nhập chi tiết đến từng chức năng đọc, sữa, xóa, tạo mới trong chương trình cho từng người sử dụng nhưng do chương trình được viết trên nền Visual Fox nên tính bảo mật của chương trình là không cao, nhất là trong thời đại hiện nay việc sử dụng mạng để chia sẻ thông tin là tất yếu.
2. Mặc dù khá thân thiện nhưng khi gõ mật khẩu để vào chương trình Fast Accounting, nếu gõ sai thì chương trình không đưa ra thông báo gõ lại cho đúng. Muốn vào lại Fast Accounting thì phải chạy lại chương trình và gõ lại mật khẩu… Điều này gây ra một sự khó chịu cho người sử dụng.
3. Về phân quyền, Fast Accounting chưa sắp xếp được theo từng phân hệ để dễ phân quyền theo chức năng, chưa thể hiện được quyền cụ thể như: sữa, xem, in… Ngoài ra, trong việc phân quyền Fast Accounting không cho phép tạo ra những nhóm người sử dụng có quyền như nhau để có thể làm thay nhau khi bận việc đột xuất: Đi công tác, đau ốm… Thêm vào đó, một cá nhân khi được phân quyền chỉ có thể xem, đọc, sữa, xoá, in trong quyền đã được phân mà không có quyền xem những phần khác có liên quan đến công việc của họ để phối hợp công việc tốt hơn.
4. Fast Accounting không linh hoạt trong các báo cáo, mỗi khi Nhà nước thay đổi mẫu báo cáo thì chính công ty phải sữa lại cho khách hàng.
5. Việc xác nhận tính hiệu lực của bản ghi trong quá trình nhập liệu chưa được thể hiện ở Fast Accounting.
6. Việc xử lý chứng từ trùng lắp: Chứng từ ngoại tệ ưu tiên hơn so với chứng từ Việt Nam, chứng từ tiền mặt ưu tiên hơn so với chứng từ tiền gửi ngân hàng, giấy báo nợ ưu tiên hơn giấy báo có (trường hợp chuyển tiền giữa 2 ngân hàng)… như vậy thứ tự ưu tiên không theo một trình tự nhất định, không phân biệt chứng từ thu và chi cái nào ưu tiên hơn cái nào, các phương án đưa ra khi xử lý một loại chứng từ trùng đôi khi trái ngược nhau… điều này gây cho người sử dụng khó lựa chọn và xử lý, nhất là những kế toán viên có nghiệp vụ không cao.
7. Việc định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải chia thành nhiều tiểu khoản theo yêu cầu của phần mềm làm người sử dụng cảm thấy phức tạp khi phải ghi nhớ quá nhiều tiểu khoản. Ví dụ: Tài khoản 131 “phải thu của khách hàng” khi định khoản phải chia thành 3 tiểu khoản 1311, 1312, 1313.
8. Trường hợp bán hàng giao tay ba, Fast Accounting chưa xử lý được như trong thực tế của nghiệp vụ kế toán. Cụ thể: Để thực hiện được nghiệp vụ này trước hết người mua hàng phải nhập kho “ảo” lô hàng mua sau đó mới tiến hành bán lô hàng đó, trong lúc đó nghiệp vụ kế toán cho lô hàng này là mua rồi bán thẳng mà không qua nhập kho.
9. Fast Accounting thiết lập quan hệ giữa các cơ sở dữ liệu bằng lệnh của chương trình mà chưa liên kết được SQL.

Cách vào các sổ chi tiết ( Kế toán kho vào nhập xuất tồn kho ) trên Excel

 

Hướng dẫn cách vào các sổ chi tiết (Kế toán kho vào nhập xuất tồn kho ) trên Excel. Cách sử dụng các hàm để link ra các sổ.

+ Sổ Danh mục hàng hoá( DMHH): Mục này để ghi các sản phẩm hiện có trong công ty, nếu phát sinh sản phẩm mới thì trước tiên phải vào mục này sau đó mới hạch toán vào sổ kho

 + Sổ nhập kho:  Trong sổ nhập kho có ghi bảng kê phiếu nhập kho hàng hoá ta sẽ điền các thông tin vào các mục trong bảng như sau:

-   Mục Số Phiếu Nhập: Mã hoá số phiếu là PNK01/1, PNK02/1,…
-   Mục Diễn Giải:  Ghi rõ nhập hàng già mã hàng tên hàng của công ty nào
-   Mục Tên Hàng Hoá: Mục này ta sẽ dùng công thức để lấy từ DMHH. Công thức dùng Vlookup=cột Mã hàng hoá((F4)3lần),cả bảng DMHH((F4)1lần),điền số cột cần lấy,0)
-   Mục Đơn Vị Tính: Ta cũng dùng hàm Vlookup= cột Mã hàng hoá((F4)3lần),cả bảng DMHH((F4)1lần),điền số cột cần lấy,0)
-   Mục Mã hàng hoá: Ta sẽ ghi mã của hàng hoá, Ví dụ: Máy điều hoà Panasonic PA9HKH thì mã hàng hoá là PA9HKH
-   Mục Số Lượng: Ghi số lượng nhập trên hoá đơn
-   Mục Giá Mua: Ghi giá mua trên hoá đơn
-   Mục Thành Tiền: = Số Lượng * Giá Mua

+ Sổ Xuất Kho: trong sổ xuất kho có bảng kê phiếu xuất kho bao gồm các mục:

-   Mục Chứng Từ: bao gồm có ngày chứng từ và số chứng từ. Ngày chứng từ ghi trên ngày hoá đơn, số hiệu ghi trong số hiệu hoá đơn
-   Mục Số Phiếu: Mã hoá số phiếu PXK01/1, PXK02/1,…
-   Mục Tên Người Xuất: ghi tên người xuất tại thời điểm
-   Mục Tên Hàng Hoá: Dùng công thức Vlookup= cột Mã hàng hoá((F4)3lần),cả bảng DMHH((F4)1lần),điền số cột cần lấy,0)
-   Mục Đơn Vị: Dùng Vlookup tương tự đánh số cột có hàng đơn vị tính
-   Mục mã hoàg hoá: Ta sẽ ghi mã của hàng hoá, Ví dụ: Máy điều hoà Panasonic PA9HKH thì mã hàng hoá là PA9HKH. Mục này tự đánh hoặc coppy từ DMHH
-   Mục Số Lượng: Điền số lượng trong hoá đơn
-   Mục Giá Vốn:  Bao gồm mục đơn và thành tiên. Mục này ta sẽ dùng công thức tính giá vốn lấy bên bảng Nhập – Xuất – Tồn, lấy cột đơn giá và thanh tiền bên bảng Nhập – Xuất – Tồn , Dùng công thức Vlookup = nhấp vào một dòng ở mục mã hoàg hoá((F4)3lần),kéo toán bộ bảng Nhập-Xuất-Tồn((F4)1lần),số cột lấy,0).
-    Mục Doanh Thu: Mục này bao gồm đơn giá và thành tiền, đơn giá ghi đúng số tiền ghi trên hoá đơn xuất bán. Thành tiền = đơn giá ( DT) * số lượng

+ Sổ Nhập – Xuất – Tồn: Trong sổ này có Bảng báo cáo nhập xuất tồn hàng hoá( 156), trong đó bao gồm các mục sau:

-   Mục Mã Tp: Coppy toàn bộ mã thành phẩm bên DMHH vào cột này
-   Mục Tên Thành Phẩm: = Vlookup(nhấp vào dòng đầu cột Mã Tp((F4)3lần), sang DMHH kéo toàn bộ cột (F4) 1 lần,điền số cột mang tên sản phẩm,0)
-   Mục Đơn Vị Tính: Tương tự như tên thành phẩm chỉ thay đổi số cột cần tìm
-   Mục Tồn Đầu Kỳ: Điên cột tồn đầu kỳ số lượng tồn dựa vào số liệu tồn của tháng trước tương tự thành tiền.
-   Mục Nhập Trong Kỳ: Mục này gồm số lượng và thành tiền nhập trong kỳ dùng công thức lấy số nhập trong kỳ từ bên bảng nhập kho. Công thức dùng : = sumif(So-nhap-kho 156 kéo mục mã hàng hoá((F4)1lần,nhấp dòng đầu tiên cột mã thành phâm trong bảng Nhập – Xuất – Tồn((F4) 3 lần), So-nhap-kho 156 kéo cột số lượng ((F4) 1 lần)
-   Mục Xuất Trong Kỳ:  Mục này bao gồm 3 nội dung đơn giá, số lượng, thanh tiền. Cột đơn giá = (thành tiền tồn đầu kỳ + thành tiền nhập trong kỳ) / (số lượng tồn + số lượng nhập) . Cột số lượng dùng công thức sumif tương tự như nhập trong kỳ. Cột thành tiền = đơn giá * số lượng
-   Mục Tồn Kho Cuối Kỳ: Mục này bao gồm số lượng và đơn giá:
Số lượng cuối kỳ = số lượng tồn + số lượng nhập - số lượng xuất .
Thành tiền tương tự như số lượng

Hướng dẫn cách làm bảng cân đối phát sinh tháng

Cách lập bảng cân đối phát sinh tháng:

+  Cột Mã TK, tên TK: Dùng hàm VLOOKUP hoặc Coppy từ DM tài khoản về( luôn đảm bảo tằng DMTK luôn được cập nhật thường xuyên các TK về Khách hàng và phải đầy đủ nhất)

+  Cột Số dư đầu kỳ: Dùng hàm VLOOKUP tìm từ số dư cuối tháng trước về

+  Cột Số phát sinh Nợ và phát sinh có trong kỳ, sử dụng hàm SUMIF tổng hợp số liệu từ bảng Nhật ký chung của từng tháng sang.

MÔ PHỎNG: ( đặt công thức tại địa chỉ ô cần tính)

-   Số dư cuối kỳ:

+ Cột Nợ = Max( Số dư Nợ đầu kỳ + Số PS Nợ trong kỳ- Số dư Có đầu kỳ - Số PS Có trong kỳ,0)

+ Cột Có = Max ( Số dư Có đầu kỳ+ Số PS Có trong kỳ - Số Dư Nợ đầu kỳ - Số PS Nợ tron kỳ,0)

MÔ PHỎNG:

- Dùng hàm SUBTOTAL tính tổng cho từng TK cấp 1 ( chỉ cần tính cho những tài khoản có chi tiết phát sinh ).

               Cú pháp = SUBTOTAL(9,dãy ô cần tính tổng)

MÔ PHỎNG

Sau đó tính lại dòng Tổng cộng trên CĐPS tháng bằng hàm SUBTOTAL.

CÁCH KIỂM TRA SỐ LIỆU TRÊN BẢNG CÂN ĐỐI PHÁT SINH.

+ Trên CĐPS thì tổng phát sinh bên Nợ phải bằng tổng phát sinh bên Có

+  Tổng PS Nợ trên CĐPS bằng tổng PS Nợ trên NKC

+  Tổng PS Có trên CĐPS bằng Tổng PS Có trên NKC

+  Các tài khoản loại 1 và loại 2 không có số dư bên Có. Trừ một số tài khoản như 159, 131, 214,..
+  Các tài khoản loại 3 và loại 4 không có số dư bên Nợ, trừ một số tài khoản như 331, 3331, 421,..
+  Các tài khoản loại 5 đến loại 9 cuối kỳ không có số dư.

+  TK 112 phải khớp  với Sổ phụ ngân hàng,

+  TK 133, 3331 phải khớp với chỉ tiêu trên tờ khai thuế

+  TK 156 phải khớp với dòng tổng cộng trên Bacó cáo NXT kho

+  TK 142, 242 phải khớp với dòng tổng cộng trên bảng phân bổ 142, 242

+  TK 211 , 214 phải khớp với dòng tổng cộng trên Bảng khấu hao 211